4 Cara Mencegah File Microsoft Excel Lemot - Microsoft Excel adalah sebuah software yang sangat berguna bagi pekerja kantoran atau untuk orang yang menyusun sebuah data penting. Hampir semua perusahaan besar memakainya.
Akan tetapi bukan berarti tidak ada masalah yang akan dihadapi saat menggunakan Microsoft Excel, masalah yang paling menjengkelkan adalah saat Microsoft Excel kamu tiba-tiba lelet atau lemot ditengah pekerjaan, tentu saja itu sangat mengganggu.
File Excel Anda lemot, jika bukan disebabkan virus, maka kemungkinan besar dikarenakan manajemen yang kurang tepat (halusnya) atau manajemen yg salah (kasarnya). Terserah istilah mana yg akan dipilih
(1) Jika memungkinkan, hindari "Volatile Functions", apalagi dalam skala besar atau jumlah yang banyak.
Pengertian volatile function maupun apa saja yang termasuk di dalamnya, silahkan googling.
(2) Terlalu banyak objek juga bisa membuat file Excel jadi lemot.
Kejadian ini memang jarang sekali terjadi, namun pernah terjadi pada teman satu kantor.
Dia tidak sadar bahwa di filenya ada obyek line (garis dari shape object) yang terletak di pinggir cell, yang mana file tersebut berupa formulir sehingga range-nya diberi border agar "indah" atau mudah dibaca ketika dicetak.
Bahwa operasional hariannya yang copy-paste dari range berisi line tersebut ke range yang lain lalu copy-paste lagi ke range awal menyebabkan line tersebut setelah bertahun-tahun menjadi beranak-pinak (sampai puluhan ribu line 😃)).
Dia tdk bisa disalahkan, sebab line tersebut secara kasat mata memang tidak terlihat. Line tadi terletak di pinggir/ border cell, dan warnanya persis sama hitam spt warna border-cell-nya sendiri.
Yang saya tahu adalah ukuran filenya menjadi membengkak 15MB. Ketika dibuka lolanya minta ampun.
Tapi ketika di-F5-Special-Objects terus line-line tadi dihapus, ukuran filenya terjun payung jadi 3KB saja, dan ketika filenya dibuka langsung wuzz-wuzzz.
(3) Jika kita "memperlakukan" Excel sbg database, maka perlakukan database sbg database, tdk perlu berisi formula atau formatting yg indah-indah.
Database umumnya sudah saklak, tidak berubah atau diganti.
Jika tadinya sebagian database tersebut terbentuk dari formula, maka umumnya formula tersebut bisa di-value-kan, sehingga meringankan Excel.
Tdk perlu semua di-value-kan, sisakan satu baris terakhir masih berisi formula, untuk jaga-jaga jika dibutuhkan lagi. Database juga tdk perlu formatting, karena formatting ditujukan untuk visual/mata kita saja.
(4) Kita bekerja untuk saat ini, periode ini.
Maksudnya, data-data yang tidak terkait atau tidak diperlukan di periode ini, atau periode-periode nantinya, sebaiknya di-copy-cut ke file lain.
Jika periodenya harian, bisa jadi data bulan lalu atau 15 hari yg lalu sudah bisa "disingkirkan".
Jika periodenya bulanan, bisa jadi data tahun lalu atau 12 bulan terakhir bisa disingkirkan, dan seterusnya.
Sebenarnya multiple-sheet bisa ditambahkan di poin 5, tapi penjelasannya mirip pada penjelasan poin 4, sehingga tidak perlu saya tambahkan sebagai poin baru.