Jangan Sampai Salah, Ini 5 Cara Mengirimkan Surat Lamaran Kerja Melalui E-mail! - Cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail sepertinya sudah menjadi hal umum di sebagian besar perusahaan. Kalian tak perlu lagi capek menulis resume secara manual, karena semua data bisa dituangkan di software pengolah kata seperti Microsoft Word. Dari segi waktu pun jauh lebih cepat, yakni dalam hitungan detik saja alih-alih hari.
Walau sudah praktis, tata cara pengiriman surat lamaran kerja lewat e-mail ternyata belum dikuasai banyak orang. Beberapa di antara mereka malah hanya menyertakan surat pada lampiran tanpa pembuka atau perkenalan. Sementara jenis surat seperti itulah yang memiliki kesempatan besar ditolak perusahaan.
Tak mau surat lamaran kalian masuk kotak Trash karena kesalahan kecil? Ikuti cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail berikut ini!
1. Menyiapkan dokumen yang dibutuhkan
Seperti metode manual, pengiriman surat lamaran kerja lewat e-mail membutuhkan dokumen-dokumen seperti KTP, pas foto, ijazah, riwayat hidup, dan lain sebagainya. Bedanya, kalian harus memindai atau scanning dokumen terlebih dulu ke format digital. Caranya bisa menggunakan scanner atau memakai aplikasi khusus di smartphone.
Perhatikan ukuran file yang telah kalian pindai. Beberapa perusahaan tak menerima lampiran dengan ukuran atau size besar, jadi ada baiknya kalian mengecilkannya terlebih dulu. Kemudian, konversi ke ekstensi .PDF supaya data dalam dokumen tak berantakan.
2. Gunakan alamat e-mail profesional
Hal berikutnya yang perlu kalian perhatikan saat menerapkan cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail adalah alamat e-mail yang dipakai. Kalian yang masih memakai nama alias atau samaran sebaiknya membuat akun e-mail baru dengan nama asli. Jika memungkinkan, pisahkan antara e-mail kerja dan pribadi untuk memudahkan pemantauan.
Kenapa harus memakai nama asli? Sejumlah perusahaan sudah menilai profesionalitas kalian dari detail kecil seperti nama e-mail. Menggunakan nama sendiri menunjukkan kepercayaan diri kalian saat mengajukan lamaran sekaligus menghindari kecurigaan.
3. Mengisi alamat tujuan, subjek, dan bodi e-mail
Dalam cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail ini kalian harus memperhatikan kevalidan alamat e-mail perusahaan yang dituju. Caranya bisa dengan mengecek ke media sosial atau website resminya. Beberapa perusahaan bahkan menyediakan e-mail khusus yang ditujukan untuk pelamar kerja dan mengarahkannya langsung ke bagian HRD.
Kemudian, pastikan kalian mengisi subjek dan bodi e-mail. Jangan biarkan kosong, sebab pihak HRD tak akan mempertimbangkannya. Jika lowongan kerja yang dituju sudah menyediakan subjek khusus, gunakan ketentuan tersebut untuk memudahkan penyaringan dan kesempatan kalian dihubungi.
4. Lampirkan dan periksa ulang pernyataan
Sudah melakukan poin satu sampai tiga? Sekarang, lanjutnya dengan melampirkan persyaratan berupa dokumen yang sudah kalian siapkan sebelumnya. Supaya tak berceceran, gabungkan semua dokumen dalam format .ZIP atau .RAR. Cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail ini pun sudah diberlakukan beberapa perusahaan agar mereka mudah meninjau lamaran yang masuk.
Sebelum benar-benar menekan tombol Send, periksa lagi dokumen-dokumen yang diminta. Jangan sampai kalian mengirimkan surat lamaran kerja berulang kali hanya karena ada dokumen yang lupa dilampirkan atau malah salah memasukkan informasi penting. Bikin repot HRD!
5. Mengirimkan surat lamaran di jam kerja
Dengan e-mail, kalian memang bisa mengirim surat lamaran kerja di mana dan kapan saja. Namun, bukan berarti kalian melakukannya di waktu-waktu yang kurang tepat, misalnya menjelang subuh atau di tengah malam. Dalam cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail, kalian tetap harus menyadari jam kerja perusahaan.
Perusahaan rata-rata beroperasi dari Senin hingga Jumat, pukul delapan pagi hingga lima sore. Kirim surat lamaran kalian pada waktu tersebut supaya bisa langsung dicek HRD. Akan tetapi, ada juga beberapa perusahaan yang cukup fleksibel terkait waktu penerimaan lamaran kerja.
Satu hal yang sebaiknya kalian hindari saat mengajukan surat lamaran kerja melalui e-mail: jangan sekali-kali mengirimkan dokumen ke lebih dari satu perusahaan dalam satu surat! Selain imej kalian jadi kurang bagus, peluang kerja pun akan berkurang. Pada cara mengirimkan surat lamaran kerja melalui e-mail, ajukan resume dalam surat terpisah, sehingga kalian tak akan susah mengeceknya